一些好的時間管理習慣

1.現在開始!

DO IT JUST NOW!許多人習慣於「等候好情緒」,即花費很多時間以「進入狀態」,卻不知狀態是幹出來而非等出來的,最佳時機是需要把握的。請記住,栽一棵樹的最好的時間是20年前,第二個最好的時間是現在。

一旦你覺得變得懶散而且又想起必須要做的事情,停下來大聲說,「現在開始!現在開始!現在開始!」我經常把這句話作為我的屏保。拖拖拉拉的代價巨大,因為你一次次地回到工作中,時間也就白白浪費了。

養成果斷決定的習慣是絕對必要的。我對每一個必需的決定使用六十秒原則,不管它多麼重要。人們經常遲遲不做決定,拖延也沒什麼好處。通常推遲決定只會導致消極的後果,所以就算你面對困惑,咬咬牙下定決心吧。假如是個錯誤的決定,你很快就能發現。研究表明世界上最優秀的管理者對猶豫不決都有著極強的抵制力。也就是說,他們在面對偏愛或者矛盾狀況的時候會大膽決斷。做一個堅決而直接的決定,由不確定轉變為確定,然後行動。出現錯誤就讓事實告訴你,這樣你就會積累足夠的經驗,從而做出正確而睿智的決定。

「現在就開始」就意味著積極,積極意味著採取行動,而不是坐等別人先行動,然後消極地回應。與主動相反的是被動,被動的人習慣於對周圍的事情做出反應,會耗費掉更多時間。想一想,然後寫下一些能使你採取行動的具體方法,以便能對你的時間有更多控制權。

2.一時一事、完全投入

在一段時間裡,除了做眼前的工作以外不要考慮其他任何事情。不要檢查郵箱、泡論壇或者隨便上網溜達。如果有這個念頭,在工作的時候斷開互聯網連接、關掉電話或者拒接。開始前去趟廁所,同時確保在一段時間裡不會覺得餓。在此期間根本不離開椅子,也不要和人說話。

同一類的事情最好一次把它做完;假如你在做紙上作業,那段時間都做紙上作業;假如你是在思考,用一段時間只作思考;打電話的話,最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重複做一件事情時,你會熟能生巧,效率一定會提高。

如果我有一份10小時的學期報告要寫,我會一次完成它而不是把它分成更小的任務。我通常在週末去做那些耗時的工作。在上午去圖書館做必要的查閱,然後回到宿舍開始寫,直到最終的論文列印出來。如果需要休息我就休息。這與這個計畫的重要程度和完成期限沒有關係。

這個簡單的習慣為我節約了大量時間。首先,它使我對每項任務全神貫注,做起來效率就很高。轉換任務會浪費很多時間,因為你不得不重新瞭解和熟悉牠們。單獨處理使得切換任務所耗費的時間最小化。

實際上,如果可能我會把某一特定主題的任務集中在一起,然後一次完成牠們。這樣,使大腦處於數學思維、寫作思維、藝術思維的狀態,並且儘可能長時間地保持單一的模式。其次,我覺得這個習慣使我沒有拘束也沒有壓力,我的思維不會因為過多要做的東西而混亂。這種每次只做一件事的習慣,讓我忘掉現在任務之外的所有東西。

為了完全投入,還必須控制你的電話時間、上網時間,這是不經意中最容易浪費時間的;在電腦上做事,沒必要時不要打開QQ,以防別人不知情時的干擾,有時儘管你是隱藏的,但在好友登錄時也會讓你分心。

3.特定時間,認真思考

每天至少要有半小時到1小時的不被干擾時間。假如你能有一個小時完全不受任何人干擾,自己關在自己的房間裡面,思考一些事情,或是做一些你認為最重要的事情,那麼這一個小時可以抵過你一天的工作故率,甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要高。

4.學會說「不」!

放棄一切浪費時間的事情,把牠們統統扔進垃圾桶。遵循「如果懷疑,不如放棄」的準則。不要訂閱那些沒用的雜誌。如果兩個月前的雜誌你至今還沒有讀過,扔掉它,它可能不值得一讀。要明白任何花時間去做的事情都是有價值的。在註冊新的服務或者訂閱之前,問問自己那會佔用你多少時間。做每一件事情都有它的機會成本。試問自己,「它值得我為它做出犧牲嗎?」

計畫趕不上變化是經常遇到的情況,確實有很多時候自己原本已做好規畫,但是經常會臨時出現一些變化。例如,朋友邀你打牌或喝酒,會佔用你大部分自由時間,在這種情況下,要學會恰當地拒絕,這是時間管理中的擺脫變化和糾纏的一種很有效的方法。但是拒絕時要講究技巧,不宜直截了當,而要委婉,用他人覺得能夠接受的理由來拒絕。要學會限制時間,不要被無聊的人和無關重要的事纏住,也不要在不必要的地方逗留太久,不要將整塊的時間拆散。一個人只有學會說「不」,他才會得到真正的自由。

5.集腋成裘

生活中有許多零碎的時間很不為人注意,其實這些時間雖短,但卻可以充分利用起來做一些事情。例如等車的時間可以用來思考下一步的工作,翻翻報紙乃至記幾個單詞;運動時可回想遇到困難的事或亟待解決的事等。在疲勞之前休息片刻,既避免了因過度疲勞導致的超時休息,又可使自己始終保持較好的「競技狀態」,從而大大提高工作效率。

把一個小時的電視節目錄製下來,然後在45分鐘內用快進的方式跳過廣告。同一件事情,如果用電話10分鐘就可以解決的話,就不要花半小時去發送一封長長的電子郵件。

6.擱置的哲學

不要困執于解決不了的問題,可以把問題記下來,待時機成熟時可能會不攻自破。這就有點像踢足球,左路打不開,就試試右路,總之,盡量不要「鑽牛角尖」。不要開展無謂的爭論,因為這不僅影響情緒和人際關係,而且還會浪費大量時間,到頭來還往往解決不了什麼問題。說得越多,做得越少,聰明人在別人喋喋不休或面紅耳赤時常常已走出了很遠的距離。

7.積極休閒

不同的休閒會帶來不同的結果。積極的休閒應該有利於身心的放鬆、精神的陶冶和人際的交流,有利於提高辦事效率;而且隨著經濟和生活水準的發展,一些休閒性的活動也有助於問題的解決,如通過打籃球、網球等共同愛好來結識不同的朋友,也能提高辦事效率。

(摘自王喚明:《如何有效地管理好自己的時間》)

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