健康心理的時間管理策略

1.嚴格規定完成期限

你會發現一個問題,自己在喜歡的工作上花了太多的時間。巴金森(C.Noarthcote Par—kinson)在其所著的《巴金森法則》(Parkinsons Law)中,寫下這段話:「你有多少時間完成工作,工作就會自動變成需要那麼多時間。」如果你有一整天的時間可以做某項工作,你就會花一天的時間去做它。而如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它。麥肯錫公司曾經得到過一次沉痛的教訓:該公司曾經為一家重要的大客戶做諮詢。諮詢結束的時候,麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見了對方的董事長,該董事長問麥肯錫的項目負責人:「你能不能說一下現在的結果呢?」由於該項目負責人沒有準備,而且即使有準備,也無法在電梯從30層到1層的30秒鐘內把結果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要客戶。從此,麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內把結果表達清楚,凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要歸納在3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的「30秒鐘電梯理論」或稱「電梯演講」。

2.帕累托原則時間管理法

80/20原則是由19世紀義大利經濟學家弗雷多·帕累托創立的,也叫帕累托原則。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源於20%的活動。例如,是那20%的客戶給你帶來了80%的業績,可能創造了80%的利潤;世界上80%的財富是被20%的人掌握著,世界上80%的人只分享了20%的財富。因此,要把注意力放在20%的關鍵事情上。

根據這一原則,我們應當對要做的事情厘清輕重緩急,進行如下的排序。

A.重要且緊急(例如救火、搶險、交作業等)—必須立刻做。

B.重要但不緊急(例如學習、做計畫、與人談心、體檢等)—只要是沒有前一類事的壓力,應該當成緊急的事去做,而不是拖延。

C.緊急但不重要(例如有人突然打電話請你吃飯、有人因為打麻將「三缺一」而緊急約你等)—只有在優先考慮了重要的事情後,再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把「緊急」當成優先原則。其實,許多看似很緊急的事,拖一拖,甚至不辦,也無關大局。D.既不緊急也不重要(例如娛樂、消遣等)—有閒工夫再說。

80/20原則表明應該把最佳的時間用在最重要的時間上,所謂「好鋼用在刀刃上」。

3.按生理節律合理安排時間

考慮一下,什麼時刻是你一天中最具創造力的黃金時間?把頭腦最清醒、思維效率較高的時間段用來記單詞、公式、定義、背範文等,也就是把這些時間用於最重要的事情上。思維效率差的時間段進行閱讀、瀏覽、整理資料、寫回信、觀察、做實驗,以及整理床鋪等。學習時間與效果的最適點,它因人而異,因學習類型、內容不同而有變化。一天之中,各個時間段的學習效率是有差別的。一般來說,清晨、上午8—9點、晚上9—10點的學習效率較高,當然會存在個體差異。因此要找到自己學習時間最大限度與疲勞間的這個轉折點,當疲勞臨近時,立即改變花樣,去做另外一件事情,使腦子得到鬆弛,時間不致「低耗」。

4.優先工作制

該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供諮詢時提出的,它使這家公司用了5年的時間,從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業,艾維利因此獲得了2.5萬美元諮詢費,故管理界將該方法喻為「價值2.5萬美元的時間管理方法」。

這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分別從「1」到「6」標出6件最重要的事情。每天一開始,先全力以赴做好標號為「1」的事情,直到它被完成或被完全準備好,然後再全力以赴地做標號為「2」的事,依此類推······

艾維利認為,一般情況下,如果一個人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那麼,他一定是一位高效率人士。

5.「間作套種」收益大

「間作套種」是農業上常用的一種科學種田的方法。人們在實踐中發現,連續幾季都種相同的作物,土壤的肥力就會下降很多,因為同一種作物吸收的是同一類養分,長此以往,地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣,如果每隔一段時間就變換不同的工作內容,就會產生新的優勢興奮灶,而原來的興奮灶則得到抑制,這樣人的腦力和體力就可以得到有效的調劑和放鬆。《聖經·新約》的翻譯者詹姆斯·莫法特的休息方法就是用「間作套種」的方法。他的書房裡有3張桌:第一張擺著他正在翻譯的《聖經》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。他從一張書桌搬到另一張書桌,繼續工作。時間是不等人的,想擠出時間很不容易。如果善於從不同的事務之間進行迅速地切換,就能更加有效地利用好每一細小單元的時間,如果在每一項事物中的每一個時間單元里專注,就能產生高效益。

6.巧用時間「邊角料」

一天中除了上課學習、社團協會工作、社會兼職之外,還有很多零散的時間,不要看不起點滴零散的時間,即使再忙的人,每天零碎可支配的時間加起來也有2個小時,如果把這些「小芝麻」都撿起來,一年就是730個小時。你可以準備一本單詞本,一本需要參悟的書,一張報紙,一段MP3講座錄音·······就是在一些零散的邊角的時候拿出來啃啃,及時再補充。提前養成這樣的習慣,就提前擁有比別人更領先的機會。時間的「邊角料」會產生意想不到的效果。

7.做時間的主人,學會在必要時說「不」

那些在別人提出不合理的要求時也很難說「不」的人,通常把自己的行為歸結于以下一種或幾種原因。

(1)對自己的判斷力缺乏自信,不知道什麼是應該做的,什麼是別人不該要求自己做的。(2)渴望討別人喜歡,擔心拒絕別人的請求會讓人看不起自己。

(3)對自己能成功地負起多少責任認識不清。

(4)具有「完善」的道德標準,會為「拒絕幫助」別人而感到罪過。例如在你準備去看書的時候,朋友打來電話非要你陪她一起去逛街,拒絕吧,怕友誼受到影響,不拒絕吧,自己實在不願意把這點寶貴的時間用在逛街上。最後權衡再三,還是維繫友誼重要。如果一次兩次還可以,如果類似的事情多了,那麼你的時間就這樣被浪費掉了。

(5)覺得自己低人一等,把別人看成是能控制自己的「權威人士」。

然而,不論出於何種理由,這些不敢說「不」的人通常承認自己受感情所支配,他們從未在別人提出要求時有一個準備好的答復,因而承受著巨大的人際交往壓力。

8.找到平衡點,學習娛樂兩不誤

「勞逸結合,合理安排時間」這句話說來容易做來難。學習與休息、娛樂之間是相互依賴、相互促進的。每個人都有最適合自己的「平衡點」,在通常情況下,你若能圓滿地完成任務又有足夠的快樂自由時間,那就表明你已經選對自己的平衡點了。

學習是你生活的主要特徵嗎?當你花費很長的時間學習時,一方面「平衡」傾向了學習這一邊,你自由支配的時間就變得越來越少了;另一方面「平衡」也向另一端翹起來,那一端就是你可能因為生病或人際緊張所耽誤的學習時間。只要在任意一端加上哪怕是一點點砝碼,這個「平衡」便會立即打破。所以你要明確自己內心的平衡點,選擇最適合自己的「平衡點」。如果你不能合理地安排生活,那麼保持長期的動力、健康還有快樂就沒那麼容易。某些方面的長處並不能彌補其他方面的不足。大學裡應盡量在每週安排一天放鬆自己。做運動、參加聚會和社團、打遊戲、打撞球、暑假外出旅遊,以其他生活為代價而在某一方面過分專注,從長遠看是有害的。在你生活的各個方面維持一個平衡。事業發展的同時,別忘了發展自己的個性。

足夠的睡眠,豐富多彩的活動,不僅使人體質增強,精力充沛,而且能保持良好的學習效率,獲得廣泛的學習機會。因此,應科學分配時間,學習、休息、娛樂各占一定的比重,使自己的生活緊張而有序,內容豐富多彩。

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